以下文章來(lái)源于中國認證認可 ，作者張海生

加強審核組長(cháng)隊伍素質(zhì)建設、提高審核組長(cháng)能力，既是確保高質(zhì)量完成認證審核任務(wù)的重要保證，也是防止和減少認證服務(wù)風(fēng)險的現實(shí)課題。根據GB/T 19011-2013《管理體系審核指南》規定要求，審核組長(cháng)“應當具有管理和領(lǐng)導審核組的知識和技能，以便審核能有效地和高效地進(jìn)行”，并對審核組長(cháng)應具有的必備知識和技能提出了明確要求。

實(shí)踐證明，審核組長(cháng)對必備的知識和技能掌握得如何，對于履行審核組長(cháng)職責、帶領(lǐng)審核組完成審核任務(wù)至關(guān)重要。結合學(xué)習《管理體系審核指南》和相關(guān)文件規定要求，聯(lián)系本人擔任審核組長(cháng)的實(shí)踐經(jīng)歷，筆者認為作為審核組長(cháng)應著(zhù)重提高“六種能力”。

一、 要注重增強善于溝通的能力

切實(shí)在準確掌控協(xié)調各方上有所作為

掌握溝通技能，既是審核組長(cháng)的職責所系也是一項基本功。從審核實(shí)踐看，審核組長(cháng)應主要學(xué)會(huì )和掌握三個(gè)方面的溝通技能：

第一，與審核委托方的溝通要抓好四個(gè)環(huán)節

從接到審核任務(wù)書(shū)開(kāi)始，到完成本次審核任務(wù)的整個(gè)過(guò)程中，按照程序規定要求并結合工作實(shí)際，抓住以下四個(gè)重要環(huán)節和時(shí)機進(jìn)行有效溝通：一是就查看任務(wù)書(shū)中有關(guān)內容信息和安排等問(wèn)題與審核委托方進(jìn)行溝通；二是查收審核案卷材料及準備工作文件時(shí)與審核委托方進(jìn)行溝通；三是就編制審核計劃與審核委托方進(jìn)行溝通；四是就審核過(guò)程中出現異?；蛞呻y情況與審核委托方進(jìn)行溝通。

第二，與受審核方的溝通要關(guān)注六個(gè)要點(diǎn)

審核工作，是要為受審核方提供增值的認證服務(wù)，而搞好溝通就是重要的前提和保證。從擔任審核組長(cháng)的實(shí)踐看，與受審核方溝通應把握六個(gè)要點(diǎn)：

一是接到審核任務(wù)后應與受審核方初步溝通。作為組長(cháng)應圍繞標準中“與受核方建立初步聯(lián)系”條款要求，做到“七個(gè)弄清”：即弄清與受審核方的聯(lián)系渠道；弄清受審核方注冊地、辦公地、科研生產(chǎn)地及多場(chǎng)所情況；弄清審核范圍及認證產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)和服務(wù)情況；弄清管理層和組織機構的規模、設置及變化情況；弄清質(zhì)量手冊、程序文件的有效版本及變化情況；弄清與受審核方的活動(dòng)和產(chǎn)品相關(guān)的適用的法律法規要求；弄清受審核方辦公、科研、生產(chǎn)作息時(shí)間及接受審核的準備情況等。

二是文件審查時(shí)應與受審核方溝通。比如文審中，有時(shí)需要與受審核方溝通索要相關(guān)體系文件或提供電子版文件；有時(shí)需要與其溝通提出文件修改要求，并約定修改完成時(shí)限；有時(shí)受審核方因對修改意見(jiàn)不明白、不理解，往往會(huì )進(jìn)行反復溝通詢(xún)問(wèn)和確認，作為組長(cháng)需要耐心解析。

三是編制審核計劃時(shí)應與受審核方溝通。審核計劃中涉及受審核方的場(chǎng)所、刪減、部門(mén)、分工、產(chǎn)品、活動(dòng)、時(shí)間以及相關(guān)安排情況，都要通過(guò)與受審核方溝通確認。編制好的審核計劃發(fā)送受審核方后，也要通過(guò)溝通征求意見(jiàn)，如需修改，可協(xié)商達成一致。

四是審核組進(jìn)駐審核現場(chǎng)前后應與受審核方溝通。溝通包括審核員交通方式、到達時(shí)間、住宿地點(diǎn)、后勤安排、向導配備及其他審核資源的配備等內容。

五是審核過(guò)程中遇到異常情況和末次會(huì )議前應與受審核方溝通。如：審核中發(fā)現重大風(fēng)險問(wèn)題、遇到爭執或疑難問(wèn)題、需要改變審核范圍的問(wèn)題等，都應主動(dòng)、認真地與受審核方進(jìn)行溝通；對審核中開(kāi)具的不符合項，應與審核方進(jìn)行溝通，明確事實(shí)證據，得到受審核方的確認；末次會(huì )議前，應按規定將審核情況與受審核方領(lǐng)導層成員進(jìn)行溝通，這種溝通應該是正式的通報情況，也為末次會(huì )議的召開(kāi)做好統一思想認識的準備。

六是在審核后續活動(dòng)中應與受審核方溝通。主要內容是針對糾正措施的實(shí)施和有效性驗證等情況與受審核方溝通，明確整改完成時(shí)限和要求，促其持續改進(jìn)，以達到增值性的認證服務(wù)目的。

第三，與審核組成員的溝通要把握側重點(diǎn)

事實(shí)證明，完成好一次審核任務(wù)，不僅需要審核組長(cháng)稱(chēng)職能干，而且需要審核組每個(gè)成員各盡其能、齊心協(xié)力。要讓這一臨時(shí)組織團結協(xié)作，確保審核任務(wù)的圓滿(mǎn)完成，就需要審核組長(cháng)具備組織和領(lǐng)導的藝術(shù)。作為組長(cháng)學(xué)會(huì )與審核組成員之間的溝通協(xié)調，處理好與不同類(lèi)型審核員的關(guān)系，就顯得尤為重要：

要做好與資歷較深的審核員的溝通，做到虛心求教、主動(dòng)合作；

要做好與專(zhuān)業(yè)審核員的溝通，做到發(fā)揮特長(cháng)、主審專(zhuān)業(yè)；

要做好與非專(zhuān)業(yè)審核員的溝通，做到合理分工、各盡其能；

要做好與實(shí)習審核員的溝通，做到創(chuàng )造條件、指導見(jiàn)習；

要搞好與技術(shù)專(zhuān)家的溝通，做到引領(lǐng)專(zhuān)業(yè)、支撐審核。

總之，作為審核組長(cháng)與審核組成員的溝通，要抓住重點(diǎn)環(huán)節和時(shí)機。一般來(lái)說(shuō)，審核組在審核現場(chǎng)每天審核工作結束后都要有溝通，小結梳理當天的審核情況，并對下一步審核活動(dòng)作出部署、提出要求。在審核全部工作基本結束時(shí)（即在與受審核方領(lǐng)導溝通前），應正式組織審核組成員進(jìn)行溝通，匯總情況，評審審核發(fā)現和開(kāi)具的不符合項，作出審核結論。做好這一溝通，應該是組長(cháng)把握的重點(diǎn)，也是審核組長(cháng)能力的重要體現。

二、要注重增強文件審查的能力

切實(shí)在完整充分、適宜有效上有所作為

所謂文件審查，是指審核準備階段（現場(chǎng)審核活動(dòng)前）的體系文件評審。文審工作是審核組長(cháng)的一項重要職責，也是組長(cháng)必須掌握的基本技能。按照GB/T19011標準要求，評審受審核方的相關(guān)管理體系文件，應考慮受審核方管理體系和組織的規模、性質(zhì)和復雜程度以及審核的目標和范圍，了解體系文件范圍和程度的概況以發(fā)現可能存在的差距，并應考慮文件中所提供的信息是否完整、正確、一致、現行有效，所評審的文件是否覆蓋審核的范圍并提供足夠的信息來(lái)支持審核目標。也就是說(shuō)，通過(guò)文審，以確定受審核方體系文件與選用的管理體系標準的符合性、一致性、適應性和充分性。因此，作為組長(cháng)在文審工作中，應注意把握好“六性”問(wèn)題：一是要把握文件滿(mǎn)足標準要求的完整性。首先，要看標準中規定必須有的質(zhì)量管理體系文件是否齊全并滿(mǎn)足要求，其中包括形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊和形成文件的程序、標準規定的記錄等是否都有，其內容是否覆蓋并滿(mǎn)足了標準要求；其次，要查看標準中使用的諸如“規定”“方法”“準則”“計劃”等要求是否根據情況以文件形式表達出來(lái)，編制了相關(guān)文件，為體系運行提供了依據；文審中對于受審核方體系文件更改后重新發(fā)布實(shí)施時(shí)，還應特別關(guān)注其保持質(zhì)量管理體系的完整性問(wèn)題。二是要把握標準刪減的合理性。在文審中必須特別關(guān)注受審核方不適用或刪減的正當理由。要把實(shí)際情況搞清楚，查看刪減理由是否表述準確、充分。因為不適用或刪減的正當理由是由于組織及產(chǎn)品的“性質(zhì)”決定的，也就是說(shuō)因組織的特定產(chǎn)品使其質(zhì)量管理活動(dòng)確實(shí)不存在某個(gè)過(guò)程或某項事物，才可進(jìn)行刪減。三是要把握文件規定的一致性。在文審中，要注意文件本身以及相關(guān)文件的規定都應該是一致的，不能前后不一或相互矛盾，否則會(huì )在實(shí)際工作中會(huì )無(wú)所適從、不宜執行。四是要把握文件的適宜性。在這方面需要注意的問(wèn)題主要是，有的受審核方的體系文件沒(méi)有本單位的特點(diǎn)。文審中對于這些方面問(wèn)題，都應要求受審核方做適當的修改和補充完善。五是要把握文件的有效性。六是要把握文審報告的規范性。作為組長(cháng)要按規定如實(shí)準確地填寫(xiě)文件審查報告，對文件評價(jià)及修改意見(jiàn)要寫(xiě)清楚、寫(xiě)詳細，如果組長(cháng)不具有覆蓋專(zhuān)業(yè)，還應請審核組內專(zhuān)業(yè)審核員確認簽字。受審核方體系文件經(jīng)文審確認合格后，在審核組進(jìn)駐現場(chǎng)前需要驗證文件修改是否滿(mǎn)足文審提出的意見(jiàn)要求，查看文件修改的證據、手續是否符合要求，并簽字確認。

三、要注重增強審核計劃的策劃能力

切實(shí)在審慎周密、安排合理上有所作為

審核計劃，是實(shí)施審核活動(dòng)的必備工作文件和基本依據。如何編制審核計劃，對于組長(cháng)來(lái)說(shuō)確實(shí)是一門(mén)需掌握好的學(xué)問(wèn)和技能。根據相關(guān)規定并結合實(shí)踐，編制審核計劃需做到信息充分、策劃準確、專(zhuān)業(yè)專(zhuān)審、分工合理、協(xié)調一致。

信息要充分。即編制審核計劃之前，準備工作要做到位，收集和占有的信息要充分、詳實(shí)：一是必須拿到審核任務(wù)書(shū)；二是必須收到審核委托方和受審核方的相關(guān)審核資料；三是必須了解、核實(shí)清楚受審核方與審核范圍相關(guān)的組織機構設置，審核范圍，產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)和服務(wù)狀況，辦公、科研、生產(chǎn)地址及多現場(chǎng)情況，審核類(lèi)型、依據及標準刪減等實(shí)際情況；四是了解掌握審核組成員組成的情況等。

策劃要準確。一般來(lái)說(shuō)，編制審核計劃必須使用規范的審核計劃表格，逐一策劃填寫(xiě)清晰，至少要做到“五個(gè)準確”：即審核項目編號和審核日期要準確；受審核方名稱(chēng)、地址、場(chǎng)所及聯(lián)系人要準確；審核類(lèi)型、目的、準則和范圍要準確；審核日程安排和審核部門(mén)、過(guò)程、時(shí)間、內容及條款號要準確；審核組成員信息和分工要準確。需要特別注意的是，由于審核的類(lèi)型不同，編制審核計劃的要求也不同。如初審一階段計劃、初審第二階段和綜合評議（再認證）審核計劃以及監督審核計劃等，對覆蓋的部門(mén)、產(chǎn)品、條款及目的等都有不同的規定要求，編制審核計劃時(shí)都應把握準確。

專(zhuān)業(yè)要專(zhuān)審。策劃審核計劃時(shí)，必須安排專(zhuān)業(yè)審核員審核專(zhuān)業(yè)條款。如審核組成員的專(zhuān)業(yè)都能覆蓋受審核方認證范圍產(chǎn)品，則審核計劃的策劃相對來(lái)講容易些；如審核組成員有的沒(méi)有相關(guān)專(zhuān)業(yè)，就要考慮由專(zhuān)業(yè)審核員審核研發(fā)部、生產(chǎn)部等部門(mén)及專(zhuān)業(yè)條款；如審核組成員均為非專(zhuān)業(yè)審核員，就必須考慮安排技術(shù)專(zhuān)家支持；如一個(gè)技術(shù)專(zhuān)家需要支持幾個(gè)審核員時(shí)，也不能安排在同一時(shí)間段進(jìn)行。

分工要合理。每個(gè)審核員承擔的任務(wù)量及進(jìn)展要求要分配合理、策劃有度。不僅對每個(gè)審核員安排什么時(shí)間、審核哪些部門(mén)和條款要策劃清晰，而且對每個(gè)審核員的工作量應大體平衡。

協(xié)調要一致。編制審核計劃應確保在審核委托方、受審核方和審核組之間就審核達成一致。

四、要注重增強主持開(kāi)好首、末次會(huì )議

的能力，切實(shí)在準備到位、嚴肅規范上有所作為

首、末次會(huì )議，是現場(chǎng)審核活動(dòng)中必經(jīng)的重要程序。首次會(huì )議的主要目的在于部署審核、確認計劃、提出要求，末次會(huì )議的目的主要是總結審核工作、提出審核發(fā)現、做出審核結論。作為組長(cháng)，主持開(kāi)好這兩個(gè)會(huì )議，既是組長(cháng)職責要求，也是對其能力的鍛煉考驗。在實(shí)際工作中主要應做到以下幾點(diǎn)：

一是把會(huì )前工作準備好。首次會(huì )議的準備至少要做好這幾項工作：準備好經(jīng)各方溝通敲定的審核計劃和會(huì )議議程，并按計劃時(shí)間要求受審核方通知和召集與會(huì )人員、做好會(huì )場(chǎng)準備；準備好主持會(huì )議的發(fā)言提綱；準備好首次會(huì )議簽到表；準備好認證審核公正性聲明和保密承諾書(shū)；準備好首次會(huì )議紀錄等。末次會(huì )議的準備至少要做好以下幾項工作：末次會(huì )議議程和主持會(huì )議發(fā)言提綱；按計劃要求并根據審核進(jìn)展情況，提前與受審核方商定做好末次會(huì )議相關(guān)準備；簽署完整的審核報告和不符合項報告，并做好會(huì )前溝通確認；末次會(huì )議簽到表；審核公正性聲明和保密承諾書(shū)；末次會(huì )議記錄等。

二是把會(huì )議程序和內容熟悉好。首、末次會(huì )議從一定意義上講，都有固定的程序內容。一般來(lái)說(shuō)，審核組長(cháng)在首次會(huì )議上應介紹雙方人員和來(lái)意，講明審核性質(zhì)、目的、范圍、依據、審核日程安排及相關(guān)注意事項等；在末次會(huì )議上，主要介紹審核的性質(zhì)、目的、依據和審核情況，包括本次審核確認的審核范圍、發(fā)現的問(wèn)題及不符合項、審核結論、跟蹤驗證要求和需要說(shuō)明的問(wèn)題等。首、末次會(huì )議上都可安排受審核方領(lǐng)導講話(huà)。會(huì )議該走的程序要完整，該確認的事項要確認，該明確的要求要講清楚。

三是把會(huì )議時(shí)間和氛圍控制好。作為審核組長(cháng)，控制好會(huì )議時(shí)間，營(yíng)造好會(huì )議氛圍，也是一項需要掌握的領(lǐng)導藝術(shù)。按規定首次會(huì )議時(shí)間一般控制在15~30分鐘，主要是能完成首次會(huì )議議程，達到部署審核任務(wù)、明確計劃要求、統一思想行動(dòng)的目的。末次會(huì )議時(shí)間一般應控制在30分鐘之內，最多也不要超過(guò)60分鐘。會(huì )上介紹審核結果，提出不符合項整改要求，說(shuō)明相關(guān)事項等，都要簡(jiǎn)明扼要。最后的受審核方領(lǐng)導講話(huà)，也應在會(huì )前與受審核方溝通說(shuō)明主要是表態(tài)性講話(huà)，不宜過(guò)長(cháng)。作為組長(cháng)，還要把握好首、末次會(huì )議的氛圍，既要開(kāi)得規范、認真、誠懇、和諧，又不能盛氣凌人、制造緊張氣氛。

四是把首、末次會(huì )議的文件和紀錄保持好。組長(cháng)要關(guān)注和檢查首、末次會(huì )議的簽到表是否簽署齊全，日期、時(shí)間是否填寫(xiě)清楚。檢查會(huì )議記錄是否按要求記錄清楚完整。查看首、末次會(huì )議后需要簽字確認的相關(guān)文件是否已完善簽署等，防止審核證據缺項。

五、要注重增強編制審核報告的能力

切實(shí)在完整表達、真實(shí)評價(jià)上有所作為

審核報告是在審核組結束現場(chǎng)審核后，由審核組長(cháng)編制的一份重要審核文件，是對審核任務(wù)完成情況的全面總結，應確保規范完整、真實(shí)準確、簡(jiǎn)明清晰。

規范完整。一是要按照所在認證公司規定要求，根據審核的類(lèi)型選用審核報告規范格式文本。二是對報告中每項內容均應填寫(xiě)完整。對于報告中需要說(shuō)明的問(wèn)題，要做出說(shuō)明。如對不符合項情況的描述，應按要求注明不符合項所在的部門(mén)及條款等。三是全面評價(jià)質(zhì)量管理體系建立、運行的情況，即從管理體系、管理職責、資源管理、產(chǎn)品實(shí)現、測量分析和改進(jìn)等幾個(gè)方面進(jìn)行全方位、全過(guò)程的評價(jià)。

真實(shí)準確。這是對審核報告最本質(zhì)最核心的要求。一是要確保審核信息真實(shí)準確，包括現場(chǎng)審核時(shí)間、審核目的、審核準則和受審核方名稱(chēng)、地址、認證覆蓋范圍，應根據任務(wù)書(shū)經(jīng)現場(chǎng)審核后確認和完善的內容如實(shí)填寫(xiě)，做到準確無(wú)誤。二是要確?，F場(chǎng)審核發(fā)現的體系變化情況記錄真實(shí)準確，如文件化管理體系的變更、組織機構的變更、主要領(lǐng)導者的變更等情況要如實(shí)反映出來(lái)，尤其是現場(chǎng)審核后確認刪減的條款、認證覆蓋范圍與審核計劃不一致時(shí)，應在報告中作出詳細說(shuō)明。三是要確保不符合項填寫(xiě)真實(shí)準確，包括共開(kāi)具了多少個(gè)不符合項、不符合項分類(lèi)、分布及條款號，都要記載清楚。四是要確保對體系運行成熟度的綜合評價(jià)真實(shí)準確。對體系運行各方面的評價(jià)，均應基于現場(chǎng)審核抽樣證據獲得的審核發(fā)現作出客觀(guān)公正評價(jià)，有據支持，不可主觀(guān)臆斷、無(wú)據而發(fā)。五是要確保審核結論真實(shí)準確。審核結論是審核組依據審核目的，在匯總、評審審核發(fā)現的基礎上對受審核方質(zhì)量管理體系滿(mǎn)足審核準則程度的評價(jià)結果。如：初審一階段審核結論，圍繞是否可進(jìn)行第二階段審核作出；初審第二階段審核結論，圍繞是否同意推薦認證注冊作出；監督審核結論，圍繞是否同意推薦保持認證注冊作出。

簡(jiǎn)明清晰。這是GB/T  19011標準對編制審核報告的基本要求。審核報告需要按規范的程式內容，使用專(zhuān)業(yè)性語(yǔ)言表述清晰、簡(jiǎn)明扼要。作為審核組長(cháng)，要想把審核報告編寫(xiě)得簡(jiǎn)明清晰，就是要按報告規范格式內容編制。特別是報告中需要對體系運行進(jìn)行綜合評價(jià)，要明確表述思路，覆蓋重要過(guò)程，盡量使用概括性、綜合性語(yǔ)言和數字，精煉表述受審核方質(zhì)量管理體系中管理職責、資源提供、產(chǎn)品實(shí)現、監視測量等過(guò)程控制滿(mǎn)足要求的程度，簡(jiǎn)要評價(jià)體系文件的適用性有效性。報告中需要對受審核方提出改進(jìn)建議，針對性要強，但也應點(diǎn)到為止，不宜闡述太多。

六、要注重增強做好審核后續活動(dòng)的能力

切實(shí)在整改驗證、增值服務(wù)上有所作為

現場(chǎng)審核活動(dòng)的結束，并不意味著(zhù)審核組長(cháng)的工作已經(jīng)結束。作為組長(cháng)，還必須關(guān)注和做好審核后續活動(dòng)的實(shí)施。這方面的工作做得如何，會(huì )直接影響審核任務(wù)完成的質(zhì)量和增值服務(wù)效應，仍需引起高度重視。

要關(guān)注和做好對受審核方不符合項的整改驗證工作。審核組長(cháng)要督促受審核方對開(kāi)具的不符合項進(jìn)行限時(shí)整改，并應對其整改效果的符合性、有效性進(jìn)行驗證。一是要充分認識到做好這項審核后續工作，對于增加審核的價(jià)值、增大組織贏(yíng)得顧客滿(mǎn)意度，具有十分重要的意義。二是要明確規定整改實(shí)限和要求。一般來(lái)說(shuō)，審核報告中已規定了受審核方對不符合項的整改時(shí)間應在30天之內，要求受審核方在整改中對不符合項要分析原因、制定糾正措施并實(shí)施、經(jīng)自行驗證合格后，將實(shí)施效果及證實(shí)材料提交審核組長(cháng)進(jìn)行書(shū)面驗證。如需現場(chǎng)驗證的，也應在審核報告中規定清楚。需要強調的是，一般要求受審核方應使用審核認證公司制式的受審核方不符合項糾正措施報告表填報。三是要把握好驗證的要點(diǎn)。組長(cháng)接到受審核方提交的不符合項糾正和糾正措施的證明材料進(jìn)行驗證時(shí)，應主要把握五點(diǎn)：查看不符合事實(shí)是否糾正，糾正方法是否可接受；查看原因分析是否客觀(guān)、準確、可信；查看糾正措施是否具有針對性，是否可接受，實(shí)施是否有效；查看整改證據材料是否齊全、簽署完整；對驗證有效、接受的糾正和糾正措施，應作出“糾正措施有效”的意見(jiàn)。

要關(guān)注和做好審核案卷資料的整理上報工作。在實(shí)際工作中，審核組長(cháng)對受審核方不符合項整改驗證完成后，就可對本次審核產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行整理并上報。具體應把握以下幾個(gè)環(huán)節：一是自查。審核組長(cháng)應按規定要求對本次審核產(chǎn)生的案卷材料進(jìn)行自查，逐一確認，做到該做的工作要完成，該補的材料要補齊，該作說(shuō)明的要寫(xiě)清，特別是需要由受審核方簽字、蓋章件，應簽署齊全完備。二是核準。要逐一核查清點(diǎn)每份文件資料和頁(yè)數。具體到每次審核的類(lèi)型不同，清點(diǎn)內容可有不同，但應做到準確、齊全、無(wú)誤。三是審簽。要按照規定進(jìn)行自查核準后，應在交接單上簽字并填寫(xiě)日期，將整理好的審核檔案材料發(fā)送上報。

要關(guān)注和做好案卷審議中相關(guān)問(wèn)題的澄清和糾正工作。根據相關(guān)規定，每個(gè)審核案卷材料經(jīng)審核認證機構審議后如發(fā)現問(wèn)題，需要送達審核組長(cháng)進(jìn)行相關(guān)的補充、說(shuō)明工作。作為組長(cháng)應在規定的時(shí)間內針對審議中發(fā)現的問(wèn)題進(jìn)行整改，作出相應的補充和說(shuō)明，以完善審核案卷、滿(mǎn)足審核任務(wù)要求。做好這項工作，也標志著(zhù)審核組長(cháng)完成了本次審核任務(wù)的職責規定要求。

來(lái)源：《中國認證認可》雜志  2022年第5期